Nastavenie portálu
Administrátor má k dispozícii možnosť nastaviť parametre celého vzdelávacieho portálu v časti Nastavenie portálu. Ide primárne o jednorazové/úvodné nastavenia, ktoré sa týkajú základných informácií o vzdelávacom portáli či základným kontaktých údajov (používateľa systému).
Portálové nastavenia sú rozdelené do samostatných kariet.
- Nastavenie portálu
Základné údaje
V tejto karte sú uvedené základné informácie a fakturačné údaje používateľa systému/školiacej firmy.
Údaje sú nepovinné, ich vyplnenie je na rozhodnutí administrátora.
Užitočná je položka E-maily pre reporting – ide o emailovú adresu (môže byť viac e-malilových adries oddelených čiarkou), na ktorú sú automaticky odosielané mesačné reporty o vystavených certifikátoch, chýbajúcich certifikátoch alebo čoskoro vyexspirovaných certifikátoch za všetkých klientov.
Informácie a kontakty
Informácie o portáli sú údaje, ktoré sa zobrazujú na úvodnej strane pri prihlasovaní do vzdelávacieho systému. Štandardne sa v tejto časti uvádza napr. číslo oprávnenia NIP, prípadne doplňujúce informácie o vzdelávacom portáli a pod.
Časť Kontakty slúži na uvedenie kontaktných údaje prevádzkovateľa vzdelávacieho systému, prípadne kontakty na jednotlivých lektorov alebo technickú podporu. Údaje sa taktiež zobrazujú na úvodnej strane pri prihlasovaní do vzdelávacieho systému.
- Informácie a kontakty
E-maily a pripomienky
Táto časť je jedna z najdôležitejších, pretože pripomienky zabezpečia, aby zamestnanci klienta dostali včas upozornenie o školeniach, ktoré majú absolvovať. Nachádza sa tu viacero kariet, pričom nad kartami je ešte časť Inštrukcie pre zamestnancov, kde je text, ktorý spresňuje postup, kto vytlačí certifikát a kam ho odovzdá (je potrebné prispôsobiť daný proces pre každého klienta individuálne).
Zoznam kariet a informácie na nich:
Hlavný e-mail – e-mail, ktorý je potrebné poslať ako prvý (obsahuje prístupové údaje a ďalšie potrebné informácie)
Certifikáty – e-mail, ktorý sa pošle po úspešnom absolvovaní školenia a zisku certifikátu
Nastavenie pripomienok (predvolená karta na obrázku nižšie)
Pripomienka – v jeden deň sa pošle len jedna pripomienka zamestnancovi, pričom sa do mailu pripomienky pridajú všetky školenia, ak vyhovujú podmienkam na rozposlanie pripomienky. Nasledujúce karty nie sú samostatné e-maily, ale len časť e-mailu, ktorý sa vloží do mailu
Pripomienka:Školenie (neštudované)
Školenie (pred exspiráciou)
Školenie (už exspirované)
Nastavenie pripomienok
Nastavenie, ktoré si zvolíte v tejto časti (Nastavenie portálu) bude slúžiť ako šablóna pre každého nového klienta, ktorého pridáte. Je možné ich v každom klientovi ešte následne upraviť a prispôsobiť pre každého klienta individuálne nastavenie.
Pripomienky sú rozdelené do 3 skupín:
Neštudované - školenie je priradené zamestnancovi prvý krát, ešte ho neštudoval v minulosti
Pred exspiráciou - školenie už študoval, končí platnosť školenia, je nutné ho absolvovať znova
Už exspirované – školenie zamestnanec nestihol absolvovať v požadovanom termíne, skončila platnosť školenia (v tomto prípade hrozí v prípade kontroly pokuta)
Pre každý typ, je možné nastaviť ešte špeciálny parameter pre pripomienky:
Neštudované – možnosť nastaviť, aby sa pripomienky posielali až po zaslaní Hlavného mailu zamestnancom (v takom prípade je aktívna voľba NIE)
Pred exspiráciou – je možné nastaviť, koľko vopred aktivovať posielanie pripomienok (ak chcete nastaviť viac ako 30 dní, je nutné vybrať niektorý deň v týždni)
Už exspirované – predvolené nastavenie je posielať pripomienky 60 dní po exspirácii, aby sa pripomienky neposielali trvale (ak niekto nereaguje na cca. 25 pripomienok, tak bude ignorovať aj ďalšie pripomienky a tým pádom by sa posielali síce trvale, ale bez efektu)
- Prednastavenie pripomienok
Blokované e-maily
Systém z dôvodu reputačného rizika automaticky blokuje nedoručené emaily. V praxi to znamená, že ak bol z nejakého dôvodu nedoručený email, nie je viac možné na túto emailovú adresu odosielať notifikácie (pripomienky, email s prihlasovacími údajmi,...).
Emaily môžu byť nedoručené z rôznych dôvodov, napr. neexistujúca alebo chybná emailová adresa, plná emailová schránka, firewall klienta a pod.
Po nedoručení je email automaticky zablokovaný na 6 mesiacov od posledného nedoručenia.
K dispozícii má administrátor zoznamov všetkých blokovaných emailových adries ako aj štatistiku nedoručenia za jednotlivé mesiace. Taktiež je dostupná možnosť stiahnuť históriu všetkých odoslaných emailov.
Odblokovanie e-mailu
Každú emailovú adresu používateľa si má možnosť administrátor skontrolovať, v prípade, že je email blokovaný, je možné email manuálne odblokovať, a to zadaním emailovej adresy a kliknutím na SKONTROLOVAŤ a následne aj ODBLOKOVAŤ.
- Odblokovanie e-mailu
História e-mailov
História odoslaných emailov sa zobrazuje za obdobie posledných 6 mesiacov, prehľad sa dá stiahnuť jednoducho v excel súbore a ďalej vyfiltrovať podľa jednotlivých klientov.
Personalizácia
Môžu nastať situácie, v ktorých štandardné študijné materiály nepostačujú. Klient napr. z dôvodu úpravy legislatívy potrebuje doplniť štandardné školenia o špecifický študijný obsah. Na to slúži práve personalizácia kurzov, resp. personalizované kapitoly.
Personalizované kapitoly sa dajú vytvoriť na viacerých úrovniach pričom sa uplatňuje kaskádovitý princíp:
Systémové kapitoly – zobrazia sa všetkým klientom
Firemné kapitoly – zobrazia sa všetkým zamestnancom klienta
Kapitoly pre prevádzku – zobrazia sa všetkým zamestnancom danej prevádzky
Kapitoly pre zamestnanca – zobrazia sa len konkrétnemu zamestnancovi
Pri nastavení portálu ide práve o systémové kapitoly = personalizácia sa prejaví na úrovni všetkých klientov.
Vytvorenie personalizovaných kapitol, doplnkových konfigurácií a nahranie dokumentov na úrovni portálu je zhodné s postupom za jednotlivých klientov popísané pri Personalizácii za klienta.