E-maily a pripomienky

Inštrukcie pre zamestnancov

Ide o informáciu alebo pokyn pre zamestnanca, čo je potrebné vykonať s vystaveným certifikátom (záznamom) po úspešnom absolvovaní školenia (podpísať, odovzdať, poslať kópiu, scan a pod.).

Inštrukcia sa zobrazuje zamestnancovi:

• v notifikačných emailoch pomocou zástupnej značky #emp_instructions#

• na záver školenia po ukončení štúdia; ne/zobrazovanie je možné zmeniť v Doplnkovej konfigurácii za školenie

Systém automaticky ponúka administrátorovi vzorový text, ktorý vie jednoducho upraviť podľa potreby kliknutím na UPRAVIŤ.

Inštrukcie pre zamestnancov

E-maily a Pripomienky pre zamestnancov

V časti E-maily a Pripomienky pre zamestnancov administrátor nastavuje:

• text notifikačného e-mailu s prihlasovacími údajmi, základnými inštrukciami, linkami pre jednotlivé školenia

• text notifikačného e-mailu so záznamom po úspešnom ukončení štúdia (v prípade, že je funkcia odosielania certifikátu zapnutá)

• zapnutie/vypnutie odosielania pripomienok, intervaly odosielania

• texty pripomienok

Systém ponúka šesť rôznych preddefinovaných šablón e-mailov, ktoré možno zaslať zamestnancom klientov v rôznych situáciách. Každú šablónu možno upraviť podľa vlastných požiadaviek. To znamená, že pre každého klienta existuje možnosť nastaviť personalizované texty.

Hlavný e-mail

Hlavný email obsahuje základné informácie pre zamestnanca – čo, kde, ako. Ide o "uvítací" e-mail pre zamestnanca.

Hlavný notifikačný email by mal byť jasný a stručný a mal by obsahovať základné informácie - predovšetkým prihlasovacie údaje zamestnanca, ďalej informáciu ako sa prihlási do systému, aké školenie má absolvovať ideálne s odkazom na kliknutie a kontaktný údaj v prípade otázok.

Administrátor ma taktiež možnosť upraviť/nastaviť okrem textu e-mailu aj jeho predmet a formát.

V spodnej časti je ďalej k dispozícii tlačidlo Odoslať individuálny email. Aby bolo možné email odoslať, je potrebné MYID konkrétneho zamestnanca a emailovú adresu, na ktorú sa má notifikačný email odoslať.

Administrátor má k dispozícii aj ďalšie dve tlačidlá na odoslanie prihlasovacích údajov (hlavného emailu), a to:

• zamestnancom, ktorým prihlasovacie údaje ešte neboli odoslané

• všetkým zamestnancom

Odoslanie hlavného e-mailu

Automatické odoslanie Hlavného e-mailu

Hlavný e-mail je možné automaticky odoslať v deň nástupu zamestnanca do práce. Nejde o opakované odosielanie, ale jednorázové odoslanie. Každý zamestnanec môže mať rôzny dátum nástupu do práce a teda aj deň odoslania hlavného e-mailu sa môže pri každom zamestnancovi líšiť.

Pre automatické odoslanie je potrebné mať nastavené:

1. Zamestnanec musí mať nastavený dátum nástupu do práce. Tento dátum je možné zadať alebo upraviť na karte/profile zamestnanca. Dátum nástupu do práce je možné zadať aj priamo pri vytvorení zamestnanca alebo v importe zamestnancov.

2. Klient, pod ktorým je zamestnanec vedený, musí mať v Nastaveniach pripomienok zapnuté Odosielať hlavný e-mail v deň nástupu do práce.

Certifikáty

Administrátor má možnosť upraviť/nastaviť text e-mailu, ktorý je zaslaný spolu s vygenerovaným certifikátom (záznamom) po úspešnom ukončení štúdia.

E-mail s certifikátom (záznamom) (v PDF formáte) je následne odoslaný na všetky relevantné e-mailové adresy, napr. zamestnanecovi a na HR odddlenie (záleží od nastavení).

E-mail - certifikáty

Pripomienky

Jednou z výhod e-learningových školení je nastavenie automatického odosielania upozornení zamestnancom na potrebu preškolenia.

Nie ja tak potrebné sledovať platnosť jednotlivých školení zamestnancov, správnym nastavení pripomienok to systém spraví automaticky, keďže sledovanie a kontrola informácií o tom, ktorý zamestnanec už bol preškolený a ktorý ešte nie, sú pri veľkom počte zamestnancov náročné.

Periodicitu pripomienok si možno nastaviť pre tri typy školení:

• školenia zatiaľ neštudované (novo pridelené školenia).

• školenia pred exspiráciou (školenia minimálne raz absolvované a ešte stále platné),

• školenia už exspirované (školenia minimálne raz absolvované, ale už neplatné),

Pre každého klienta je možné nastaviť rôznu periodicitu pripomienok.

Nastavenie pripomienok

Nato aby systém pripomienky odosielal, musí administrátor odosielanie pripomienok ZAPNÚŤ.

Ďalej administrátor vyberie, aký typ pripomienky má byť zahrnutý na odosielanie:

• Školenia zatiaľ neštudované

• Školenia pred exspiráciou

• Školenia už exspirované

Je možné vybrať aj všetky typy pripomienok.