Nástenka za portál

Nástenka za portál

Po prihlásení administrátor vidí vedľa Nástenky za portál číslo celkovo chýbajúcich certifikátov (resp. chýbajúcich preškolení) za všetkých klientov. Kliknutím na tento odkaz sa stránka vždy vráti na základnú nástenku, kde sa nachádzajú informácie všetkých klientov.

Klienti

Administrátor má pre lepšiu orientáciu k dispozícii zoznam všetkých klientov, ktorí sú zoradení podľa abecedy. Pre detaily konkrétneho klienta alebo úpravu nastavení slúži tlačidlo Nastavenie klienta.

V časti Klienti sú najdôležitejšie údaje o klientoch a prehľad, s ktorými klientami je potrebné pracovať, aby nehrozili v budúcnosti pokuty z dôvodu neskorého absolvovania školení.

Pre informácie na vytvorenie, nastavenie a úpravu klienta prejdite sem.

Katalóg školení

Katalóg školení ponúka administrátorovi prehľad a zoznam všetkých prístupných školení ako aj školení, ktoré je možné využiť či už v rámci Safetic LMS alebo Fine LMS.

Viac informácií o nastavení školení nájdete tu.

Nastavenie portálu

Administrátor má k dispozícii možnosť nastaviť parametre celého vzdelávacieho portálu v časti Nastavenie portálu. Ide primárne o jednorazové/úvodné nastavenia, ktoré sa týkajú základných informácií o vzdelávacom portáli či základným kontaktých údajov (používateľa systému).

Nastavenie portálu si môžete detailnejšie pozrieť tu.

Logo firmy

Administrátor má možnosť nahrať logo svojej spoločnosti pre lepšiu personalizáciu systému. Nahratie loga uľahčuje používanie systému napríklad tým, že pokiaľ vidí administrátor v bočnom paneli logo svojej spoločnosti, pracuje stále na úrovni portálu. Pokiaľ toto logo v ľavom menu nevidí, pracuje na úrovni daného klienta.

Pre nahratie Logo spoločnosti postačí kliknúť na tlačidlo Upraviť logo nad priestorom pre logo. Následne administrátor jednoducho presunie súbor .jpg alebo .png do priestoru pre nahratie loga a v poslednom kroku logo oreže a dá uložiť.

Všetci klienti

Tu si vie administrátor rýchlo vyhľadať a vybrať klienta, s ktorým potrebuje pracovať.

Zamestnanci

Položka Zamestnanci je kľúčová v rámci manažmentu vzdelávania. V prípade manažmentu vzdelávania na úrovni Všetci klienti, systém na túto skutočnosť administrátora upozorní a ďalej je voľbu nutné potvrdiť kliknutím na POKRAČOVAŤ.

Administrátorovi sa zobrazí celkový zoznam všetkých zamestnancov za všetkých klientov.

Jednotlivé funkcie v rámci položky Zamestnanci sú samostatne popísané v časti Manažér → Zamestnanci.

Prevádzky / študijné skupiny

Podobne ako v prípade položky Zamestnanci, aj v prípade položky Prevádzky v rámci manažmentu vzdelávania na úrovni Všetci klienti, systém na túto skutočnosť administrátora upozorní a ďalej je voľbu nutné potvrdiť kliknutím na POKRAČOVAŤ.

Administrátorovi sa následne zobrazí celkový zoznam vytvorených prevádzok za všetkých klientov.

Jednotlivé funkcie v rámci položky Prevádzky sú samostatne popísané v časti Manažér → Prevádzky.

E-maily a pripomienky

Pre bezproblémový priebeh vzdelávania zamestnancov je kľúčové správne nastavenie notifikačných emailov a pripomienok.

Jednoducho povedané, ak zamestnanec nedostane prihlasovacie údaje a pokyny k preškoleniu, nemôže školenie absolvovať.

Taktiež jednou z výhod e-learningového vzdelávania je bez pochýb automatické sledovanie termínov školení a platnosti certifikátov zamestnancov. Z tohto dôvodu je nevyhnutné správne nastavenie odosielania pripomienok.

Samotný text inštrukcie, notifikačných emailov či pripomienok administrátor nastavuje za celého klienta, týka sa tak všetkých zamestnancov a všetkých školení bez ohľadu na pridelenú prevádzku.

Nástenka / Nástenka za portál

Tu sa zobrazujú údaje podľa toho, či je administrátor v portálovom nastavení za všetkých klientov alebo na úrovni jedného klienta. Ak je administrátor na úrovni klienta, tak sa zobrazí nápis Nástenka. Toto nastavenie platí aj pre všetky časti nástenky (neštudované, pred exspiráciou, po exspirácii, neodosielané pripomienky, blokované adresy, reštart štúdia, vystavené certifikáty, odoslané e-maily, nedostatky).

Podrobnejší rozpis nástenky je rozpísaný nižšie.

Nápoveda / Návod

Kliknutím na toto tlačidlo sa zobrazí dokumentácia a návody vysvetľujúce používania tohto e-learningového systému.

Podpora

Neváhajte nás kontaktovať v prípade nejasností.

Pôvodná funkcionalita

Hľadáte funkcie odkazov predchádzajúceho menu? Väčšina funkcií je priamo v Nástenke, ale ak ste zvyknutý používať pôvodnú funkcionalitu, tak ju nájdete pod nástenkou. Napríklad, kto používal z bočného Menu odkaz Záznamy tento odkaz sa nevytratil, nachádza sa pod nástenkou (viď. priložený obrázok). Informácie tohto odkazu sú totožné s boxom Vystavené certifikáty.

Pôvodná funkcionalita

Neštudované školenia

Táto časť nástenky zobrazuje manažérovi štatistiku o priradených ale zatiaľ študentom neštudovaných školeniach.

V tabuľke má manažér možnosť vidieť zoznam zamestnancov spolu s nasledovnými údajmi:

• názov školenia

• meno klienta

• dátum priradenia školenia

• status či sa pripomienky ešte odosielajú alebo už sú po exspirácii

Ďalej je dostupná možnosť rýchleho odoslania hlavného e-mailu s prihlasovacími údajmi, odoslanie pripomienky a deaktivácia zamestnanca. Tieto funkcie tak môže manažér využiť ihneď bez nutnosti vstupu do profilu zamestnanca.

Neštudované školenia

Je možné použiť filtre podľa:

1. Klienta

2. Školenia

3. Stav školenia (neštudované, pred exspiráciou, po exspirácii)

4. Stav odosielania (odosielané, neodosielané a prečo, presahujúce čas odosielania alebo vypnuté pripomienky)

Školenia pred exspiráciou

V tejto druhej časti nástenky nájdeme školenia, ktoré sú pred exspiráciou. To znamená, že zamestnanec už dané školenie vyštudoval a teraz je čas na opakované školenie. Pripomienky pre školenia pred exspiráciou sa odosielajú podľa nastavenia v portáli alebo v nastaveniach klienta v časti E-maily a pripomienky. Táto časť je jedna z najdôležitejších, pretože pripomienky zabezpečia, aby zamestnanci klienta dostali včas upozornenie o školeniach, ktoré majú absolvovať.

V tabuľke má manažér možnosť vidieť zoznam zamestnancov spolu s nasledovnými údajmi:

• názov školenia

• meno klienta

• počet dní do exspirácie školenia

• status či sa pripomienky ešte odosielajú

Ďalej je dostupná možnosť rýchleho odoslania hlavného e-mailu s prihlasovacími údajmi, odoslanie pripomienky a deaktivácia zamestnanca. Tieto funkcie tak môže manažér využiť ihneď bez nutnosti vstupu do profilu zamestnanca.

Školenia pred exspiráciou

Je možné použiť filtre podľa:

1. Klienta

2. Školenia

3. Stav školenia (neštudované, pred exspiráciou, po exspirácii)

4. Stav odosielania (odosielané, neodosielané a prečo, presahujúce čas odosielania alebo vypnuté pripomienky)

Školenia po exspirácii

V tejto časti nástenky sa zobrazujú školenia, ktoré sú už neplatné.
Systém zamestnancov upozorňuje aj na takéto školenia, ale aby sa pripomienky neposielali trvale, tak je v časti E-maily a pripomienky nastavené posielať pripomienky maximálne 60 dní po exspirácii (ak niekto nereaguje na cca. 25 pripomienok, tak bude ignorovať aj ďalšie pripomienky a tým pádom by trvalé odosielanie pripomienok zostalo bez efektu).

V tabuľke má manažér možnosť vidieť zoznam zamestnancov spolu s nasledovnými údajmi:

• názov školenia

• meno klienta

• počet dní po exspirácii školenia

• status či sa pripomienky ešte odosielajú

Ďalej je dostupná možnosť rýchleho odoslania hlavného e-mailu s prihlasovacími údajmi, odoslanie pripomienky a deaktivácia zamestnanca. Tieto funkcie tak môže manažér využiť ihneď bez nutnosti vstupu do profilu zamestnanca.

Školenia po exspirácii

Je možné použiť filtre podľa:

1. Klienta

2. Školenia

3. Stav školenia (neštudované, pred exspiráciou, po exspirácii)

4. Stav odosielania (odosielané, neodosielané a prečo, presahujúce čas odosielania alebo vypnuté pripomienky)

Neodosielané pripomienky

V nastaveniach portálu alebo v nastaveniach klienta pod časťou E-maily a pripomienky je nastavené odosielanie pripomienok. Táto časť je jedna z najdôležitejších, pretože pripomienky zabezpečia, aby zamestnanci klienta dostali včas upozornenie o školeniach, ktoré majú absolvovať. Keď sa tento nastavený čas prekročí, pripomienky sa viac neodosielajú. Zoznam takýchto pripomienok je v prehľade Neodosielané pripomieky.

Môžu byť 2 dôvody kedy sú pripomienky neodosielané:

1. Pripomienky sú vypnuté

2. Pripomienka na školenie presahuje kontrolu (detailné parametre kontroly sú v časti E-maily a pripomienky).

Neodosielané pripomienky spadajú vo väčšine prípadov do 2 skupín:

• Neštudované - školenie je priradené zamestnancovi prvý krát a ešte ho neštudoval v minulosti.

• Exspirované – školenie zamestnanec nestihol absolvovať v požadovanom termíne, skončila platnosť školenia (v tomto prípade hrozí v prípade kontroly pokuta).

V tabuľke má manažér možnosť vidieť zoznam zamestnancov spolu s nasledovnými údajmi:

• názov školenia

• meno klienta

• počet dní do exspirácie školenia prípadne počet dní po exspirácii školenia

• status, z akého dôvodu sa pripomienky neodosielajú

Ďalej je dostupná možnosť rýchleho odoslania hlavného e-mailu s prihlasovacími údajmi, odoslanie pripomienky a deaktivácia zamestnanca. Tieto funkcie tak môže manažér využiť ihneď bez nutnosti vstupu do profilu zamestnanca.

Neodosielané pripomienky

Je možné použiť filtre podľa:

1. Klienta

2. Školenia

3. Stav školenia (neštudované, pred exspiráciou, po exspirácii)

4. Dôvod neodosielania

Blokované e-mailové adresy

Táto tabuľka patrí k tým, ktoré si zaslúžia zvýšenú pozornosť. Je to preto, že blokovaná e-mailová adresa znamená, že zamestnanec nedostal e-mail s informáciami o školeniach. Treba skontrolovať či je e-mailová adresa správna, prípadne či nie sú blokované e-maily na strane klienta z domény safetic.sk alebo empiresystems.sk. Až následne je potrebné e-mailovú adresu odblokovať a znova odoslať hlavný e-mail, prípadne pripomienku.

Systém z dôvodu reputačného rizika automaticky blokuje nedoručené e-maily. V praxi to znamená, že ak bol z nejakého dôvodu nedoručený e-mail, nie je viac možné na túto e-mailovú adresu odosielať notifikácie (pripomienky, e-mail s prihlasovacími údajmi, ...).

E-maily môžu byť nedoručené z rôznych dôvodov, napr. neexistujúca alebo chybná emailová adresa, plná e-mailová schránka, firewall klienta a pod. Po druhom nedoručení v krátom čase je e-mail automaticky zablokovaný na 6 mesiacov od posledného nedoručenia. Administrátor má k dispozícii zoznam o všetkých blokovaných e-mailových adries ako aj štatistiku nedoručenia za jednotlivé mesiace.

Adresy je možné odblokovať všetky naraz alebo každú individuálne. Každú e-mailovú adresu používateľa si má možnosť administrátor skontrolovať. V prípade, že je e-mailová adresa blokovaná, je možné e-mailovú adresu manuálne odblokovať. Ak sa e-mailová adresa nenachádza v zozname blokovaných, tak administrátor zadá emailovú adresu ručne a klikne na SKONTROLOVAŤ a následne aj ODBLOKOVAŤ.

Blokované e-mailové adresy

V histórii odoslaných emailov si vie manažér okrem iného skontrolovať stav doručenia:

• Doručený - e-mail bol doručený

• Odoslaný - e-mail bol odoslaný, ale zatiaľ nie je informácia o úspešnom doručení

• Nedoručený - e-mail nebol doručený a je vysoká pravdepodobnosť, že e-mailová adresa je alebo bude zablokovaná

Reštart štúdia na schválenie

Aj táto časť nástenky si zaslúži zvýšenú pozornosť. Nachádzajú sa tu zamestnanci čakajúcich na schválenie opätovného štúdia školenia (reštartu štúdia). Schvaľovanie reštartu štúdia sa týka len tých prípadov, ak má klient nastavené manuálne schvaľovanie opakovaných školení.

Reštart štúdia

Vystavené certifikáty

Táto časť nástenky zobrazuje manažérovi štatistiku vystavených certifikátov za určité obdobie. Zjednodušene povedané zoznam zamestnancov, ktorí úspešne absolvovali pridelené školenie.

Údaje sa zobrazujú za aktuálny a predchádzajúci mesiac, taktiež súhrnne za celý rok alebo za celé obdobie preškoľovania zamestnancov.

V tabuľke má manažér možnosť vidieť zoznam s nasledovnými údajmi:

• dátum vystavenia certifikátu

• meno zamestnanca + interné ID zamestnanca + e-mailová adresa

• názov školenia

• meno klienta

• platnosť certifikátu

V poslednom stĺpci má manažér možnosť zobraziť alebo stiahnuť záznam zo školenia zamestnanca bez nutnosti vstupovania do profilu zamestnanca.

Vystavené certifikáty

Je možné použiť filtre podľa:

1. Klienta

2. Školenia

3. Stav zamestnanca (aktívny, neaktívny)

4. Obdobie (aktuálny mesiac, predchádzajúci mesiac, aktuálny rok, predchádzajúcu rok a viac.)

Odoslané e-maily

Táto časť nástenky zobrazuje manažérovi štatistiku odoslaných emailov. Môže ísť o rôzne druhy notifikačných emailov:

• hlavný email s prihlasovacími údajmi

• pripomienka

• email so záznamom po úspešnom absolvovaní školenia

• prehľad certifikátov

Samotná štatistika sa zobrazuje za posledných 6 mesiacov. Mmanažér má zároveň možnosť stiahnuť si súbor s celkovým prehľadom odoslaných emailov za posledných 6 mesiacov.

V tabuľke má manažér možnosť vidieť zoznam zamestnancov spolu s nasledovnými údajmi:

• dátum odoslania e-mailu

• status doručenosti

• meno zamestnanca + interné ID zamestnanca + e-mailová adresa

• predmet e-mailu

• klient

Odoslané e-maily

Je možné použiť filtre podľa:

1. Klienta

2. Status odoslania

3. Obdobie (aktuálny mesiac, predchádzajúci mesiac, atď.)

Nedostatky

Toto posledné okno sa týka nedostatkov nastavenia. Poukazuje na procesné nastavenia ako nevyplnené údaje pri klientoch a prevádzkach. Je to napríklad nevyplnení komisári alebo chýbajúci evakuačný plán prevádzky a mnoho iných.

Pri kliknutí na daný nedostatok, sa otvorí tá časť systému, kde je možné nedostatok odstrániť. Vo väčšine prípadoch ide o nevyplnené údaje. Všetky tieto nedostatky je potrebné vyplniť pretože je možné, že sa nachádzajú na certifikátoch alebo sú súčasťou školenia.

Na nástenke má manažér možnosť vidieť zoznam s nasledovnými údajmi:

• hlavné nedostatky (za firmu)

• nedostatky v prevádzkach

• pripravenosť (čím vyššia je táto hodnota, tým lepšie máte vypísané všetky potrebné informácie)

Nedostatky

Záznamy

Časť Záznamy ponúka administrátorovi prehľad vystavených záznamov (certifikátov). Prehľad je možné stiahnuť ako excel súbor za vybrané obdobie, vybrané školenie alebo ako komplexný prehľad všetkých vygenerovaných záznamov zamestnancov.

Záznamy

Štatistiky kurzov

Časť Štatistiky zobrazuje administrátorovi súhrnné informácie a štatistiky o platných a neplatných záznamoch resp. o chýbajúcich certifikátoch. Administrátor má k dispozícii možnosť stiahnuť si súbor – prehľad chýbajúcich certifikátov. Tento prehľad je možné chápať aj ako zoznam nepreškolených zamestnancov.

Štatistiky kurzov

Úprava exspirácie

Môžu nastať situácie kedy je potrebné upraviť periodicitu školenia. Dôvod môže byť napríklad zmena zákona alebo aj zmena interných predpisov klienta, ktorý vyžaduje skrátenie opakovania pre niektoré zo svojich školení. Napríklad novelizáciou právnych predpisov sa predĺži alebo skráti zákonná lehota pre opakované školenia, vtedy je nutné použiť Úpravu exspirácie a zosúladiť certifikáty (záznamy) s legislatívou. Naposledy takáto zmena nastala pri školeniach BOZP, pričom sa lehota zmenila z 2 rokov na 3 roky. Práve hromadná úprava exspirácia platnosti certifikátov slúži ako vhodný nástroj pre administrátora alebo manažéra pre úpravu platnosti už vystavených záznamov pre vybrané školenie.

Systém umožnuje upraviť exspiráciu školení pomocou dvoch formulárov:

1. Skrátenie exspirácie platných certifikátov (záznamov)

2. Úprava exspirácie certifikátov (záznamov)